RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

Alpha Nomads Co. S.A.S.
NIT 902.084.155-5
Domicilio: Santa Marta, Magdalena, Colombia
Dirección registrada / de notificación: CL 14 1 B 12, barrio Taganga, Santa Marta, Magdalena
Correo electrónico: [email protected]
RNT: 294914

Alpha Nomads Co. S.A.S., en adelante “Alpha”, adopta esta Política de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones colombianas aplicables en materia de protección de datos personales.

OBJETO Y ALCANCE

Esta Política establece las reglas aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación y supresión de datos personales tratados por Alpha.

Aplica a los datos obtenidos a través de, entre otros:

• sitio web;
• formularios de contacto;
• formularios de inscripción y reserva;
• correo electrónico;
• WhatsApp y otros canales de mensajería;
• redes sociales;
• procesos de pago;
• formularios de viajeros;
• cuestionarios relacionados con actividades de buceo;
• documentación de certificación;
• fotografías y videos;
• comunicaciones comerciales;
• relaciones con clientes, potenciales clientes, proveedores, aliados, contratistas y demás personas naturales relacionadas con Alpha.

PRINCIPIOS

Alpha tratará los datos personales observando los principios establecidos por la legislación colombiana, entre ellos legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Alpha procurará recolectar únicamente los datos razonablemente necesarios para las finalidades informadas al Titular.

CATEGORÍAS DE DATOS QUE PODRÁ TRATAR ALPHA

4.1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN Y CONTACTO

Nombre, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento cuando resulte necesaria, nacionalidad, país de residencia, correo electrónico, teléfono y demás datos necesarios para identificar y contactar al Titular.

4.2. DATOS RELACIONADOS CON VIAJES Y RESERVAS

Destino, fechas de viaje, modalidad de experiencia adquirida, acomodación, servicios contratados, información necesaria para coordinar transportes y demás información logística.

4.3. INFORMACIÓN DE BUCEO

Agencia certificadora, nivel de certificación, número o prueba de certificación, experiencia de buceo, especialidades, cursos contratados y demás información necesaria para determinar requisitos de participación.

4.4. INFORMACIÓN FINANCIERA Y TRANSACCIONAL

Información sobre pagos realizados, valores pendientes, referencias de transacción, facturación y demás información necesaria para administrar la relación comercial.

Alpha no deberá solicitar ni conservar innecesariamente credenciales bancarias, contraseñas, códigos de seguridad o información completa de tarjetas cuando el procesamiento sea realizado por un proveedor de pagos independiente.

4.5. DATOS SENSIBLES RELATIVOS A LA SALUD

Cuando resulte necesario para participar de manera segura en actividades de buceo o relacionadas, Alpha podrá tratar información limitada sobre:

• aptitud para bucear;
• respuestas a cuestionarios médicos;
• existencia de autorización médica cuando corresponda;
• alergias;
• restricciones relevantes para la actividad; y
• otra información estrictamente necesaria para proteger la seguridad del Participante.

Estos datos tendrán tratamiento reforzado conforme a la Sección 9.

4.6. IMAGEN Y CONTENIDO AUDIOVISUAL

Fotografías, videos, voz u otros registros audiovisuales obtenidos durante las expediciones o actividades de Alpha.

Su utilización con fines promocionales estará sujeta a la autorización correspondiente cuando esta resulte necesaria.

4.7. INFORMACIÓN DIGITAL

Cuando técnicamente corresponda, podrán tratarse datos como dirección IP, dispositivo, navegador, páginas consultadas, fecha y hora de acceso, cookies y tecnologías similares.

Hoy el sitio web no usa cookies publicitarias ni herramientas de analítica o seguimiento de terceros. Solo usa:

• el almacenamiento local de tu navegador para recordar, hasta por sesenta (60) días, el código de un aliado cuando llegas por su enlace. Se guarda únicamente el código y la fecha, ningún dato personal, y puedes borrarlo desde la configuración de tu navegador;
• Cloudflare Turnstile en los formularios, que analiza señales técnicas del navegador para distinguir personas de programas automatizados;
• los registros técnicos del proveedor que aloja el sitio (por ejemplo, dirección IP y fecha de acceso), necesarios para su funcionamiento y seguridad.

Si en el futuro se incorporan herramientas de medición o analítica, se informará en esta Política y en el Aviso de Privacidad, y se pedirá autorización cuando corresponda.

Cuando nos das tu autorización en un formulario del sitio, conservamos como prueba la fecha y hora, el texto exacto que aceptaste, la versión de esta Política y de los Términos y Condiciones vigentes, y la dirección IP y el navegador desde los que enviaste el formulario. Lo hacemos para poder demostrar tu autorización, como lo exige la ley, y lo guardamos mientras exista la relación contigo y durante los plazos legales aplicables.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Alpha podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades, según corresponda:

A. GESTIÓN DE SOLICITUDES Y RELACIÓN COMERCIAL

• responder solicitudes de información;
• preparar cotizaciones;
• realizar seguimiento a personas que hayan solicitado información;
• gestionar reservas;
• identificar al Participante;
• administrar pagos, facturación y cartera;
• mantener comunicaciones relacionadas con la contratación.

B. ORGANIZACIÓN Y EJECUCIÓN DE EXPEDICIONES

• coordinar alojamiento;
• coordinar transporte;
• organizar actividades de buceo;
• gestionar servicios contratados;
• comunicar información necesaria a operadores y proveedores;
• administrar listas de participantes;
• gestionar requerimientos logísticos;
• gestionar emergencias o situaciones relacionadas con la seguridad.

C. ACTIVIDADES DE BUCEO Y FORMACIÓN

• verificar certificaciones;
• determinar el cumplimiento de requisitos;
• coordinar cursos y formación;
• organizar inmersiones de acuerdo con experiencia y certificación;
• tramitar la información necesaria con operadores, instructores o agencias certificadoras cuando corresponda.

D. SEGURIDAD Y SALUD

Cuando sea necesario y exista una base legal válida:

• determinar el cumplimiento de requisitos médicos para participar;
• identificar restricciones relevantes;
• coordinar respuestas ante emergencias;
• comunicar información estrictamente necesaria a profesionales u operadores cuando la seguridad del Titular así lo requiera.

E. CUMPLIMIENTO LEGAL Y CONTRACTUAL

• cumplir obligaciones legales, contables, fiscales y administrativas;
• atender requerimientos de autoridades;
• conservar evidencia de contratos, reservas y autorizaciones;
• gestionar solicitudes, reclamaciones o controversias.

F. SERVICIO Y EXPERIENCIA DEL VIAJERO

• enviar información previa al viaje;
• coordinar la experiencia;
• realizar comunicaciones posteriores;
• solicitar comentarios o evaluaciones sobre el servicio.

G. MARKETING Y COMUNICACIONES COMERCIALES

Cuando exista la autorización correspondiente o una base legal aplicable:

• enviar información sobre próximas expediciones;
• comunicar novedades;
• informar sobre productos, experiencias o servicios de Alpha;
• realizar actividades de fidelización.

El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.

H. CONTENIDO AUDIOVISUAL

Cuando exista la correspondiente autorización:

• publicar fotografías o videos en el sitio web;
• redes sociales;
• piezas promocionales;
• presentaciones;
• material audiovisual y otros canales oficiales de Alpha.

AUTORIZACIÓN

Cuando la legislación requiera autorización, Alpha la solicitará de manera previa e informada y conservará evidencia que permita su consulta posterior.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante otros mecanismos que permitan acreditar una manifestación inequívoca del Titular.

El silencio no constituirá autorización.

Alpha informará, como mínimo, las finalidades aplicables, los derechos del Titular y la forma de consultar esta Política.

DERECHOS DEL TITULAR

El Titular podrá:

1. conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
2. solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;
3. ser informado sobre el uso dado a sus datos;
4. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite correspondiente ante Alpha cuando legalmente sea exigible;
5. revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando resulte procedente;
6. acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento; y
7. ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.

La revocatoria o supresión no procederá cuando Alpha tenga un deber legal o contractual de conservar determinada información.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán enviarse a:

[email protected] o mediante el formulario de PQRS del sitio web, que asigna un número de radicado.

La solicitud deberá permitir identificar al Titular y describir suficientemente su requerimiento.

CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, Alpha informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

RECLAMOS

Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o los reclamos por posible incumplimiento deberán contener la identificación del Titular, descripción de los hechos o solicitud, datos de contacto y, cuando corresponda, documentos de soporte.

Si el reclamo está incompleto, Alpha te pedirá que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que se entregue la información, se entenderá que se desistió del reclamo.

Un reclamo completo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder en ese término, Alpha informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DATOS SENSIBLES RELATIVOS A LA SALUD

Los datos relativos a la salud tienen carácter sensible.

Cuando Alpha requiera tratarlos:

1. informará al Titular que se trata de información sensible;
2. indicará de manera explícita qué información solicita y para qué finalidad;
3. informará que, por tratarse de datos sensibles, el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento, sin perjuicio de que determinadas condiciones médicas puedan impedir legal o técnicamente la realización segura de una actividad;
4. solicitará consentimiento expreso cuando este sea legalmente requerido;
5. limitará la recolección a la información necesaria para la finalidad de seguridad correspondiente; y
6. aplicará acceso restringido y medidas reforzadas de confidencialidad.

La autorización de datos sensibles será independiente de la aceptación general de los Términos y Condiciones y de las autorizaciones comerciales.

Alpha no utilizará información médica para fines publicitarios.

DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Cuando Alpha llegue a tratar datos personales de menores de edad, lo hará únicamente cuando el tratamiento respete su interés superior y sus derechos fundamentales y se cumplan las condiciones especiales previstas por la legislación colombiana.

Cuando corresponda, se obtendrá autorización del representante legal y se garantizará el derecho del menor a ser escuchado teniendo en cuenta su madurez y autonomía.

La participación de menores en expediciones o actividades podrá estar sujeta además a requisitos particulares de seguridad, contratación y acompañamiento.

TERCEROS, PROVEEDORES Y OPERADORES

Para ejecutar una expedición, Alpha puede requerir comunicar determinados datos a terceros tales como:

• operadores de buceo;
• alojamientos;
• transportadores;
• proveedores de asistencia al viajero;
• instructores o agencias de certificación;
• proveedores tecnológicos;
• plataformas de comunicación;
• proveedores de almacenamiento;
• plataformas de pago;
• asesores profesionales; y
• autoridades cuando exista obligación legal.

Alpha procurará comunicar únicamente la información necesaria para la finalidad correspondiente.

Cuando un tercero trate datos por cuenta de Alpha en calidad de Encargado, Alpha adoptará las medidas contractuales y organizacionales aplicables para exigir el cumplimiento de las obligaciones correspondientes.

11.1. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS DEL SITIO WEB

El sitio web no guarda por sí mismo los datos que ingresas en sus formularios: los transmite a los siguientes destinos para atender tu solicitud.

• Vercel Inc. (Estados Unidos): aloja el sitio web y ejecuta las funciones que reciben y reenvían los formularios.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos): verificación antispam Turnstile en los formularios.
• Google LLC (Estados Unidos), mediante Gmail: recepción de las solicitudes de PQRS y de los formularios de inscripción, envío de la constancia de inscripción y comunicaciones por correo.
• Alpha OS: sistema interno con el que Alpha gestiona interesados y reservas. Allí llegan los datos del formulario de interesados.
• WhatsApp (Meta Platforms): cuando eliges escribirnos por WhatsApp, la conversación se rige también por las condiciones de ese servicio.

Estos proveedores pueden procesar información fuera de Colombia, conforme a la Sección 12.

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES NACIONALES E INTERNACIONALES

La operación tecnológica y turística de Alpha puede implicar que determinados proveedores o plataformas procesen información dentro o fuera de Colombia.

Cuando Alpha realice una transmisión de datos a un Encargado, adoptará las condiciones contractuales requeridas por la legislación aplicable, incluyendo el alcance del tratamiento, las actividades realizadas por el Encargado y sus obligaciones de seguridad y confidencialidad.

Cuando exista una transferencia de datos a otro Responsable, Alpha verificará que exista una base jurídica válida para realizarla y cumplirá las reglas aplicables a transferencias nacionales o internacionales.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Alpha adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y apropiadas a la naturaleza de la información tratada para reducir riesgos de pérdida, acceso no autorizado, alteración, uso indebido o divulgación.

El acceso a información sensible deberá limitarse a las personas que razonablemente necesiten conocerla para cumplir la finalidad correspondiente.

Ningún sistema de información puede garantizar seguridad absoluta; sin embargo, Alpha mantendrá prácticas proporcionales al tipo de información y a los riesgos asociados a su tratamiento.

CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN

Alpha conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y posteriormente durante los términos que resulten necesarios para atender obligaciones legales, contables, fiscales, contractuales o de defensa de derechos.

Cuando desaparezca la finalidad y no exista obligación legal o contractual que justifique la conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos al mecanismo de disposición que resulte apropiado.

Los datos sensibles no deberán conservarse por más tiempo del razonablemente necesario para la finalidad específica que justificó su recolección.

MARKETING Y REDES SOCIALES

La interacción voluntaria de una persona con las cuentas de Alpha en redes sociales no autoriza por sí sola a Alpha a utilizar información privada para finalidades distintas de las permitidas por la plataforma y la legislación aplicable.

Las comunicaciones comerciales directas se realizarán conforme a las autorizaciones y reglas aplicables.

El Titular podrá solicitar dejar de recibirlas utilizando el mecanismo indicado en la comunicación o escribiendo a [email protected].

CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

Alpha podrá modificar esta Política cuando resulte necesario por cambios legales, tecnológicos u operativos.

Cuando exista un cambio sustancial que afecte las finalidades del tratamiento o el contenido de una autorización previamente otorgada, Alpha realizará las comunicaciones y obtendrá las nuevas autorizaciones que resulten legalmente necesarias.

La versión vigente estará disponible en el sitio web de Alpha.

VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia en octubre de 2026.

Las bases de datos administradas por Alpha tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales y contractuales correspondientes.

Alpha Nomads Co. S.A.S.
NIT 902.084.155-5
RNT 294914
CL 14 1 B 12, Taganga
Santa Marta, Magdalena, Colombia
[email protected]

DATA CONTROLLER

The Controller of personal data is:

Alpha Nomads Co. S.A.S.
NIT 902.084.155-5
Domicile: Santa Marta, Magdalena, Colombia
Registered / notification address: CL 14 1 B 12, barrio Taganga, Santa Marta, Magdalena
Email: [email protected]
RNT: 294914

Alpha Nomads Co. S.A.S., hereinafter “Alpha”, adopts this Policy in accordance with Law 1581 of 2012, Decree 1074 of 2015 and other Colombian provisions applicable to personal data protection.

PURPOSE AND SCOPE

This Policy establishes the rules applicable to the collection, storage, use, circulation, transmission, transfer, updating, rectification and erasure of personal data processed by Alpha.

It applies to data obtained through, among others:

• the website;
• contact forms;
• registration and reservation forms;
• email;
• WhatsApp and other messaging channels;
• social media;
• payment processes;
• traveller forms;
• questionnaires relating to diving activities;
• certification documentation;
• photographs and videos;
• commercial communications;
• relationships with customers, potential customers, suppliers, partners, contractors and other natural persons connected with Alpha.

PRINCIPLES

Alpha will process personal data in accordance with the principles established by Colombian law, including legality, purpose limitation, freedom, truthfulness or quality, transparency, restricted access and circulation, security and confidentiality.

Alpha will endeavour to collect only the data reasonably necessary for the purposes communicated to the Data Subject.

CATEGORIES OF DATA ALPHA MAY PROCESS

4.1. IDENTIFICATION AND CONTACT DATA

First name, surname, document type and number, date of birth where necessary, nationality, country of residence, email, telephone number and other data necessary to identify and contact the Data Subject.

4.2. TRAVEL AND RESERVATION DATA

Destination, travel dates, type of experience purchased, accommodation, contracted services, information necessary to coordinate transport and other logistical information.

4.3. DIVING INFORMATION

Certification agency, certification level, certification number or proof, diving experience, specialties, courses contracted and other information necessary to determine participation requirements.

4.4. FINANCIAL AND TRANSACTIONAL INFORMATION

Information on payments made, outstanding amounts, transaction references, invoicing and other information necessary to administer the commercial relationship.

Alpha must not unnecessarily request or retain banking credentials, passwords, security codes or complete card information where processing is carried out by an independent payment provider.

4.5. SENSITIVE HEALTH-RELATED DATA

Where necessary for safe participation in diving or related activities, Alpha may process limited information about:

• fitness to dive;
• answers to medical questionnaires;
• the existence of medical clearance where applicable;
• allergies;
• restrictions relevant to the activity; and
• other information strictly necessary to protect the Participant’s safety.

This data will receive enhanced protection in accordance with Section 9.

4.6. IMAGE AND AUDIOVISUAL CONTENT

Photographs, videos, voice or other audiovisual recordings obtained during Alpha’s expeditions or activities.

Their use for promotional purposes will be subject to the corresponding authorisation where required.

4.7. DIGITAL INFORMATION

Where technically applicable, data such as IP address, device, browser, pages viewed, date and time of access, cookies and similar technologies may be processed.

The website currently uses no advertising cookies and no third-party analytics or tracking tools. It only uses:

• your browser’s local storage to remember, for up to sixty (60) days, a partner’s code when you arrive through their link. Only the code and the date are stored, no personal data, and you can delete it from your browser settings;
• Cloudflare Turnstile on forms, which analyses technical browser signals to tell people apart from automated programs;
• technical logs kept by the website hosting provider (for example, IP address and access time), needed for the site to work securely.

If measurement or analytics tools are added in the future, this will be stated in this Policy and in the Privacy Notice, and authorisation will be requested where required.

When you give us your authorisation in a form on this website, we keep as evidence the date and time, the exact wording you accepted, the version of this Policy and of the Terms and Conditions in force, and the IP address and browser from which you submitted the form. We do this so that we can prove your authorisation, as the law requires, and we keep it for as long as our relationship with you lasts and for the applicable legal periods.

PURPOSES OF PROCESSING

Alpha may process personal data for the following purposes, as appropriate:

A. MANAGING REQUESTS AND THE COMMERCIAL RELATIONSHIP

• responding to information requests;
• preparing quotations;
• following up with people who have requested information;
• managing reservations;
• identifying the Participant;
• administering payments, invoicing and accounts receivable;
• maintaining communications relating to contracting.

B. ORGANISING AND DELIVERING EXPEDITIONS

• coordinating accommodation;
• coordinating transport;
• organising diving activities;
• managing contracted services;
• communicating necessary information to operators and suppliers;
• administering participant lists;
• managing logistical requirements;
• managing emergencies or safety-related situations.

C. DIVING AND TRAINING ACTIVITIES

• verifying certifications;
• determining compliance with requirements;
• coordinating courses and training;
• organising dives according to experience and certification;
• handling necessary information with operators, instructors or certification agencies where appropriate.

D. SAFETY AND HEALTH

Where necessary and where a valid legal basis exists:

• determining compliance with medical participation requirements;
• identifying relevant restrictions;
• coordinating emergency responses;
• communicating strictly necessary information to professionals or operators where the Data Subject’s safety requires it.

E. LEGAL AND CONTRACTUAL COMPLIANCE

• complying with legal, accounting, tax and administrative obligations;
• responding to requirements from authorities;
• retaining evidence of contracts, reservations and authorisations;
• managing requests, claims or disputes.

F. TRAVELLER SERVICE AND EXPERIENCE

• sending pre-trip information;
• coordinating the experience;
• communicating after the trip;
• requesting feedback or evaluations of the service.

G. MARKETING AND COMMERCIAL COMMUNICATIONS

Where the corresponding authorisation or an applicable legal basis exists:

• sending information about upcoming expeditions;
• communicating news;
• providing information about Alpha’s products, experiences or services;
• carrying out loyalty activities.

The Data Subject may request at any time to stop receiving commercial communications.

H. AUDIOVISUAL CONTENT

Where the corresponding authorisation exists:

• publishing photographs or videos on the website;
• social media;
• promotional materials;
• presentations;
• audiovisual materials and other official Alpha channels.

AUTHORISATION

Where the law requires authorisation, Alpha will request it in advance and on an informed basis and will retain evidence that can be consulted subsequently.

Authorisation may be obtained through physical, electronic or other mechanisms that establish an unequivocal expression of the Data Subject’s wishes.

Silence will not constitute authorisation.

Alpha will communicate, at a minimum, the applicable purposes, the Data Subject’s rights and how to consult this Policy.

RIGHTS OF THE DATA SUBJECT

The Data Subject may:

1. access, update and rectify their personal data;
2. request proof of authorisation where applicable;
3. be informed about the use made of their data;
4. file complaints with the Superintendence of Industry and Commerce for breaches of the data protection regime, once the corresponding procedure before Alpha has been exhausted where legally required;
5. revoke authorisation and/or request erasure of data where appropriate;
6. access their personal data undergoing processing free of charge; and
7. exercise other rights recognised by Colombian law.

Revocation or erasure will not apply where Alpha has a legal or contractual duty to retain certain information.

PROCEDURE FOR ENQUIRIES AND CLAIMS

Personal data requests may be sent to:

[email protected] or through the website’s PQRS form, which assigns a filing number.

The request must enable identification of the Data Subject and sufficiently describe what they are requesting.

ENQUIRIES

Enquiries will be addressed within a maximum of ten (10) business days of receipt.

Where it is not possible to respond within that period, Alpha will communicate the reason for the delay and the new response date, which may not exceed five (5) business days following expiry of the initial period.

CLAIMS

Requests for correction, updating, erasure or revocation, or claims concerning possible non-compliance, must contain the Data Subject’s identification, a description of the facts or request, contact details and, where applicable, supporting documents.

If a claim is incomplete, Alpha will ask you to complete it within five (5) days of receipt. If two (2) months pass from that request without the information being provided, the claim will be deemed withdrawn.

A complete claim will be addressed within a maximum of fifteen (15) business days from the day after its receipt. Where it is not possible to respond within that period, Alpha will explain the reason for the delay and give a new response date, which may not exceed eight (8) business days after the initial period expires.

SENSITIVE HEALTH-RELATED DATA

Health-related data is sensitive.

Where Alpha needs to process it:

1. it will inform the Data Subject that the information is sensitive;
2. it will explicitly state what information it requests and for what purpose;
3. it will inform the Data Subject that, because the data is sensitive, they are not obliged to authorise its processing, without prejudice to the fact that certain medical conditions may legally or technically prevent an activity from being performed safely;
4. it will request express consent where legally required;
5. it will limit collection to the information necessary for the corresponding safety purpose; and
6. it will apply restricted access and enhanced confidentiality measures.

Authorisation for sensitive data will be independent of general acceptance of the Terms and Conditions and commercial authorisations.

Alpha will not use medical information for advertising purposes.

DATA OF CHILDREN AND ADOLESCENTS

If Alpha processes minors’ personal data, it will do so only where the processing respects their best interests and fundamental rights and the special conditions provided by Colombian law are met.

Where applicable, authorisation will be obtained from the legal representative and the minor’s right to be heard will be guaranteed, taking into account their maturity and autonomy.

Minors’ participation in expeditions or activities may also be subject to specific safety, contracting and accompaniment requirements.

THIRD PARTIES, SUPPLIERS AND OPERATORS

To deliver an expedition, Alpha may need to communicate certain data to third parties such as:

• diving operators;
• accommodation providers;
• carriers;
• traveller assistance providers;
• instructors or certification agencies;
• technology providers;
• communication platforms;
• storage providers;
• payment platforms;
• professional advisers; and
• authorities where there is a legal obligation.

Alpha will endeavour to communicate only the information necessary for the corresponding purpose.

Where a third party processes data on Alpha’s behalf as a Processor, Alpha will adopt the applicable contractual and organisational measures to require compliance with the corresponding obligations.

11.1. WEBSITE TECHNOLOGY PROVIDERS

The website does not itself store the data you enter in its forms: it transmits them to the following destinations to handle your request.

• Vercel Inc. (United States): hosts the website and runs the functions that receive and forward the forms.
• Cloudflare, Inc. (United States): Turnstile anti-spam verification on forms.
• Google LLC (United States), through Gmail: receipt of PQRS requests and registration forms, sending of the registration record and email communications.
• Alpha OS: Alpha’s internal system for managing enquiries and reservations. Data from the enquiry form is sent there.
• WhatsApp (Meta Platforms): when you choose to message us on WhatsApp, the conversation is also governed by that service’s terms.

These providers may process information outside Colombia, in accordance with Section 12.

DOMESTIC AND INTERNATIONAL TRANSFERS AND TRANSMISSIONS

Alpha’s technological and tourism operations may involve certain providers or platforms processing information inside or outside Colombia.

Where Alpha transmits data to a Processor, it will adopt the contractual conditions required by applicable law, including the scope of processing, the activities carried out by the Processor and its security and confidentiality obligations.

Where data is transferred to another Controller, Alpha will verify that a valid legal basis exists and will comply with the rules applicable to domestic or international transfers.

INFORMATION SECURITY

Alpha will adopt reasonable administrative, technical and organisational measures appropriate to the nature of the information processed to reduce risks of loss, unauthorised access, alteration, misuse or disclosure.

Access to sensitive information must be limited to people who reasonably need to know it to fulfil the corresponding purpose.

No information system can guarantee absolute security; however, Alpha will maintain practices proportionate to the type of information and the risks associated with its processing.

RETENTION AND ERASURE

Alpha will retain personal data for the time necessary to fulfil the purposes for which it was collected and subsequently for the periods necessary to meet legal, accounting, tax or contractual obligations or to defend rights.

When the purpose no longer exists and there is no legal or contractual obligation justifying retention, the data will be deleted, anonymised or subjected to an appropriate disposal mechanism.

Sensitive data must not be retained for longer than reasonably necessary for the specific purpose that justified its collection.

MARKETING AND SOCIAL MEDIA

A person’s voluntary interaction with Alpha’s social media accounts does not, by itself, authorise Alpha to use private information for purposes other than those permitted by the platform and applicable law.

Direct commercial communications will be made in accordance with applicable authorisations and rules.

The Data Subject may request to stop receiving them through the mechanism indicated in the communication or by writing to [email protected].

CHANGES TO THIS POLICY

Alpha may amend this Policy where necessary due to legal, technological or operational changes.

Where a substantial change affects the purposes of processing or the content of an authorisation previously granted, Alpha will issue the communications and obtain any new authorisations legally required.

The current version will be available on Alpha’s website.

EFFECTIVE DATE

This Policy takes effect in October 2026.

Databases administered by Alpha will remain in effect for the time necessary to fulfil authorised purposes and the corresponding legal and contractual obligations.

Alpha Nomads Co. S.A.S.
NIT 902.084.155-5
RNT 294914
CL 14 1 B 12, Taganga
Santa Marta, Magdalena, Colombia
[email protected]